الوظائف

تعلن شركة حلول التقنية والتطوير (TDS) عن حاجتها لتعيين مساعد رئيس تنفيذي:

مسؤوليات رئيسية

• جدولة الاجتماعات، والمواعيد، والمكالمات الجماعية للرئيس التنفيذي.
• تنسيق وإدارة الجدول اليومي للرئيس التنفيذي، وضمان الاستخدام الفعال لوقته.
• تعيين تذكيرات وإرسال إشعارات حول الاجتماعات القادمة والأحداث المهمة.
• مراقبة البريد الإلكتروني للرئيس التنفيذي وإدارته، وصياغة الردود أو إعادة توجيه الرسائل إلى الموظفين المعنيين. .
• تحديد أولويات الاتصالات الواردة وتصفيتها لضمان تركيز اهتمام الرئيس التنفيذي على الأمور الهامة.
• ترتيب جميع لوجستيات السفر للرئيس التنفيذي، بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، والانتقالات، ومخططات الرحلات.
• توافق خطط السفر مع جدول الرئيس التنفيذي وتفضيلاته.
• التحضير للاجتماع:
• جمع المستندات والمواد اللازمة للاجتماعات، والتأكد من أن الرئيس التنفيذي على أتم استعداد لها.
• تدوين ملاحظات الاجتماعات، وتسجيل عناصر الإجراءات، ومتابعة عناصر الإجراءات حسب الحاجة.
• تنظيم الملفات، والسجلات، والمستندات المادية والرقمية والاحتفاظ بها.
• البحث، وتجميع البيانات، والتقارير، والإحاطات الإعلامية بناءً على طلب الرئيس التنفيذي.
• Gatekeeping:
• فحص الطلبات الواردة، والزوار، والمكالمات الهاتفية للمدير التنفيذي وتصفيتها.
• العمل كمنسق وسيط، مما يضمن لفت انتباه الرئيس التنفيذي إلى الأمور الأساسية فقط.
• التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بحكمة واحترافية.
• الحفاظ على أعلى مستوى من السرية فيما يتعلق بأعمال الرئيس التنفيذي والمسائل الشخصية.
• المساعدة في المشاريع والمبادرات الخاصة التي يحددها الرئيس التنفيذي.
• تنسيق فرق متعددة الوظائف وتتبع التقدم المحرز في المشروع.
• العمل كحلقة وصل بين الرئيس التنفيذي والمديرين التنفيذيين الآخرين والموظفين وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• التأكد من تدفق الرسائل والمعلومات بسلاسة بين الرئيس التنفيذي وبقية المؤسسة.
• الإشراف على العمليات اليومية لمكتب الرئيس التنفيذي، بما في ذلك اللوازم المكتبية، والمعدات، والصيانة.
• إدارة النفقات، والميزانيات، والسجلات المالية المتعلقة بمكتب الرئيس التنفيذي.
• تنظيم وتنسيق الفعاليات، والمؤتمرات، والاجتماعات التي يستضيفها أو يحضرها الرئيس التنفيذي.
• البقاء على اطّلاع بأحدث اتجاهات الصناعة، والتقنيات، وأفضل الممارسات لتعزيز الكفاءة والفعالية في دعم الرئيس التنفيذي.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
• خبرة مسبقة كإداري أو مساعد تنفيذي (لمدة 3 سنوات على الأقل).
• يمكن أن يعتبر امتلاك خبرة عمل مع مديرين تنفيذيين رفيعي المستوى أو في بيئة الشركات سريعة الوتيرة ميزة.
• يلزم الإلمام التام بالبرامج المكتبية مثل Microsoft Office Suite (‏Word، وExcel، وPowerPoint، وOutlook).
• معرفة أدوات إدارة التقويم والبريد الإلكتروني، بالإضافة إلى منصات الاجتماعات الافتراضية.
• عد مهارات الاتصال الكتابية والشفوية القوية ضرورية، بما في ذلك القدرة على صياغة رسائل البريد الإلكتروني، والتقارير، والمستندات بدقة واحترافية.
• إتقان اللغة الإنجليزية أمر ضروري للتواصل الفعال داخل مؤسستنا ومع شركائنا وعملائنا الناطقين باللغة الإنجليزية.
• لإتقان لغة إضافية أفضلية.